La comptabilité
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Le module comptable de OpenERP couvre la comptabilité générale, analytique et budgétaire.
La comptabilité est gérée en double-entrée et multi-devises. Toute la comptabilité est tenue dans une devise par défaut (celle qui est définie dans la société) mais chaque compte et/ou transaction peut avoir une devise secondaire (celle définie dans le compte).
L'intégration avec les autres modules permet de diminuer le travail de la comptabilité car la plupart des écritures sont générées par les ventes et les achats.
Le flux comptable
Les factures sont créées par les commandes (achats ou ventes) ou peuvent être encodées manuellement. Sur la base des commandes, OpenERP ne crée automatiquement que des propositions de factures (= factures à l'état draft). Il faut donc l'intervention manuelle d'un comptable pour valider une facture. Lorsqu'il clique sur le bouton 'Créer facture' d'une proposition de facture, la facture est générée et deviens 'active' dans la comptabilité.
Lors de sa création, un numéro de facture séquentiel lui est donc attribué et les écritures comptables correspondantes sont générées.
La phase suivante est de payer cette facture. Dans OpenERP, cela se fait en deux temps:
- Encodage des mouvements de caisse ou des extraits de compte,
- Réconciliation des entrées de la facture et du paiement.
Cela se fait en deux temps car une facture ne correspond pas toujours à un et un seul paiement (avance et règlement du solde, ajustement de quelques cents, paiement de plusieurs factures en une fois, ...) Il faut donc un système de réconciliation efficace.
L'utilisateur encode les paiements grâce aux différentes méthodes de saisie d'écritures vues dans les sections précédentes. Ensuite, il peut soit utiliser le système de réconciliation automatique soit faire une réconciliation manuelle.
Une fois les écritures de la facture réconciliée avec les écritures du ou des paiements, l'information remonte automatiquement à la facture. Celle-ci passe à l'état 'payée'. Si la facture provient d'un bon de commande (client ou fournisseur), celui-ci se marque alors comme payé et continue les opérations suivant sa configuration.